Lean Healthcare: esteja preparado para esta forma de gestão!

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Você conhece a metodologia Lean Healthcare? Esta é uma das formas de buscar melhorias constantes para a área da saúde, em especial os setores que lidam com um fluxo intenso de pacientes, exames e dados em geral. Por isso, é um formato que tem ganhado popularidade no mundo todo, principalmente com os avanços da tecnologia

O mercado da saúde, mais até do que outros segmentos, precisa prezar pela qualidade no atendimento. A previsão é que a população brasileira alcance 233,2 milhões pessoas até 2047. Além disso, atualmente a expectativa de vida no país é de 84,5 anos.

Pelas projeções, a gestão na área da saúde terá um grande desafio pela frente. Continue a leitura para entender o conceito, como aplicá-lo na prática, quais os benefícios e ferramentas de implementação.

O que é Lean Healthcare?

O primeiro passo antes de implementar a metodologia no dia a dia é entender seu conceito. Do inglês, o termo “lean” significa “enxuta”, em uma tradução livre. A palavra é bem conhecida do universo das startups, que utilizam o método Lean Startup para validar modelos de negócio e evitar desperdícios nos processos.

Na área da saúde, a metodologia ganhou o nome de Lean Healthcare, mas segue a mesma premissa. Por meio de um conjunto de técnicas e ferramentas, a ideia é encontrar e reduzir ou até remover eventuais desperdícios em processos internos. Nesse contexto, inclusive, é uma forma de aprimorar a assistência às necessidades especiais, além de:

  • acompanhar o grau de satisfação dos pacientes;
  • buscar melhorias contínuas para dar mais eficácia aos processos;
  • definir ajustes com melhor embasamento;
  • avaliar os resultados alcançados de forma mais estratégica;
  • propor um atendimento mais eficiente e alinhado aos objetivos da organização;
  • gerar mais valor e respeito a todos os clientes;
  • reduzir desperdícios, burocracias e processos desnecessários;
  • ganhar mais agilidade para lidar com os desafios do dia a dia.

A gestão da qualidade em saúde é essencial para oferecer um modelo de assistência capaz de atender às necessidades de todos os pacientes. Com o Lean Healthcare é possível buscar melhorias de forma contínua, reduzir perdas, aumentar a satisfação e inovar nos processos.

De forma resumida, a metodologia Lean Healthcare tem como proposta potencializar o valor entregue aos pacientes por meio de serviços de alta qualidade e no tempo certo. Sem contar o impacto positivo no engajamento e na produtividade dos colaboradores. Pode ser aplicada facilmente em hospitais, clínicas, laboratórios e postos de saúde.

Como o Lean Healthcare surgiu?

O modelo de gestão começou a ser desenvolvido na indústria de automóveis do Japão, na década de 1950, mais precisamente na Toyota. Na época, a fábrica teve muitos gastos por conta da Segunda Guerra Mundial e buscou formas de cortar as despesas. Além disso, outro objetivo era alcançar o padrão de excelência do mercado norte-americano.

Foi aí que começou a fase de aperfeiçoamento dentro do Sistema Toyota de Produção (TPS) por meio do método, que ficou conhecido como Lean Manufacturing, ou “produção enxuta”. Logo, o foco em produtos deu lugar ao foco em processos.

Com o intuito de aumentar a produtividade de maneira sustentável, eliminar desperdícios pelo caminho e gerar economia, a metodologia partiu de alguns princípios que, na área da saúde, incluem:

  • entrega de valor ao paciente, desde o primeiro atendimento até a consulta, a realização do exame, a avaliação dos resultados e o tratamento;
  • identificação do fluxo de cada processo a fim de remover desperdícios que não agregam valor, como o tempo para o atendimento, a consulta e os exames;
  • implantação de um fluxo contínuo, sem pausas desnecessárias, e com melhorias contínuas nas oportunidades identificadas.

Os resultados foram tão satisfatórios que transformaram a indústria automobilística em referência. E a partir daí outros segmentos passaram a adotar a metodologia. Alguns registros indicam que o conceito começou a ser adotado na área da saúde ainda na década de 90, enquanto outros apontam 2002 como o marco para o Lean Healthcare.

É importante lembrar que a gestão na saúde vale para todos os processos, desde a recepção do paciente ao agendamento da consulta médica, preenchimento de fichas e cadastro do plano de saúde, exame, internação, tratamento e alta. Cada uma dessas etapas pode ter desperdícios. Olha só alguns exemplos:

  • Superprodução: monitoração exagerada de pacientes ou catalogação de remédios;
  • Estoque: medicamentos em excesso (vencimento) ou equipe maior que a demanda;
  • Erros: exames realizados de forma inadequada, administração errada da medicação ou tratamento equivocado;
  • Processamento: testes e exames desnecessários ou remédios mais fortes do que deveriam;
  • Mobilidade: deslocamento dos pacientes, medicamentos, médicos e equipe prejudicados pela estrutura física da organização;
  • Espera: tempo para atendimento, atraso na entrega dos resultados de exames ou demora para liberar um paciente.

Quais são suas vantagens?

Até aqui, já é possível perceber a importância de adotar a metodologia Lean Healthcare a fim de melhorar os processos de gestão na saúde e diminuir os desperdícios. Se ainda tem dúvidas, você vai conhecer todos os benefícios para proporcionar a melhor assistência possível aos pacientes e também aos colaboradores da organização.

Processos mais eficientes

Como o Lean Healthcare atua diretamente nos processos, o método contribui para melhorias que os tornam mais enxutos, ágeis e eficientes. Graças aos recursos tecnológicos, fica ainda mais fácil otimizar o atendimento e todas as etapas que fazem parte dele.

Produtividade em alta

Esta é uma consequência natural, já que com processos mais organizados a produtividade aumenta sem afetar a qualidade dos serviços. Isso significa prestar um bom atendimento aos pacientes, manter as equipes motivadas e reduzir o tempo gasto com cada tarefa.

Custos em queda

Enquanto a produtividade está em alta, os custos diminuem. E vai dizer que esse não é o sonho de muitos gestores? Ao eliminar desperdícios, os recursos (tempo, dinheiro, equipamentos, pessoas, remédios etc.) passam a ser mais bem utilizados. 

Clientes satisfeitos

Todos os benefícios afetam diretamente a percepção dos pacientes em relação aos serviços, assim como seu grau de confiança na instituição. Afinal, cada etapa contribui para melhorar a qualidade do atendimento e usar os recursos de uma forma mais inteligente.

Vale destacar que a saúde é uma área muito delicada e extremamente importante para o bem-estar das pessoas. Por isso, contar com uma metodologia que pode agregar mais valor para todo mundo e deixar os processos mais eficientes é um grande diferencial. 

A qualidade do atendimento traz mais segurança aos pacientes, contribui para equipes mais engajadas e reduz custos, tempo de espera e quaisquer chances de erros. Lembre-se de que um hospital, clínica ou laboratório também é um negócio e deve buscar a satisfação de seus clientes.

Como pode ser aplicado?

Assim como qualquer mudança, antes de implementar o modelo de gestão Lean Healthcare é preciso fazer alguns mapeamentos. Dessa forma, você terá uma visão macro dos processos mais importantes na instituição e depois poderá focar em cada parte individualmente. É isso que vai guiar a aplicação. Acompanhe o passo a passo!

Avalie o papel de cada área

Para implementar mudanças, é importante entender como cada departamento funciona dentro de uma organização. Leve em conta o que pode ser melhorado ou replicado. Ao ter uma visão geral, fica mais fácil tomar decisões sobre cada setor separadamente.

Identifique oportunidades de melhoria

Com esse mapeamento em mãos, escolha uma das áreas que mais gera valor para começar e na qual há problemas, dentro da análise, que precisam ser resolvidos a fim de melhorar os processos. Aos poucos, faça o mesmo com outros setores até atender toda a instituição.

Elimine os desperdícios pelo caminho

Para ganhar agilidade, é preciso remover tudo que não gera valor. Essa é a base do método Lean Healthcare. Nada mais lógico, então, que esse seja um dos passos de implementação. Avalie tudo que pode ser substituído por opções de melhor custo-benefício.

Leve em conta o olhar do paciente

A fim de melhorar o atendimento e todas as suas etapas, do agendamento aos resultados, é importante conversar com pacientes e as equipes médicas para entender suas percepções sobre os processos. A observação também é uma boa forma de coletar dados relevantes.  

Defina metas de acompanhamento

É importante monitorar todas as etapas e mudanças. Não tem como saber se os processos melhoraram ou ainda precisam de ajustes sem metas, certo? Mensure objetivos de curto, médio e longo prazo e proponha ajustes sempre que necessário.

Busque melhorias contínuas

Um modelo de gestão eficiente está em constante evolução, assim como as necessidades dos pacientes. Por isso, melhorar sempre deve ser uma das metas em destaque. Reserve parte do tempo para investir em seminários, cursos e especializações na área.

Quais os tipos de estratégia de implementação de Lean Healthcare?

Dentro da metodologia Lean Healthcare são utilizadas algumas terminologias japonesas para descrever estratégias de implementação por meio de ferramentas. Você vai ver melhor como uma delas funciona, bem como seu significado, no próximo tópico. 

Em linhas gerais, o método de produção enxuta tem como base termos como Kaizen, 5S, Kanban. Essas são apenas algumas das ferramentas mais aplicadas. De forma resumida, a primeira trata da busca por melhorias contínuas, a segunda tem mais a ver com processos de qualidade com o intuito de reorganizar o fluxo de trabalho e a terceira é focada na representação visual a fim de agilizar o caminho.

Quais são suas ferramentas principais?

Para ser aplicada na prática, a metodologia Lean Healthcare se apoia no uso de algumas ferramentas, que estão sempre entre as tendências de tecnologia quando se fala em gestão ou otimização de processos. Elas ajudam a organizar o fluxo de uma maneira mais eficaz e fácil de ser compartilhada entre as equipes no dia a dia.

Existem diversas ferramentas para gestão, e a escolha vai depender muito de cada modelo de negócio, bem como de seus objetivos. Por isso, você vai conhecer as principais e também as mais utilizadas em diversos setores devido à facilidade de adaptação.

Kaizen

De origem japonesa, a palavra “kaizen” significa melhoria contínua. Por isso, buscar formas de melhorar o fluxo de produção, incluindo a redução do desperdício, é seu principal objetivo. Pode ser utilizada, por exemplo, para ajudar a diminuir as filas e o tempo de espera dos pacientes por uma consulta, propor um novo tratamento ou antecipar a alta hospitalar. 

5S

A sigla também se refere a palavras japonesas, que juntas formam uma poderosa ferramenta de gestão de qualidade para padronização e organização do ambiente de trabalho. Ao todo, são cinco, e cada uma tem um significado, ou melhor, equivale a uma etapa de implantação:

  • Seiri (utilização): guardar apenas o que é necessário, descartar tudo que não serve mais e evitar desperdícios;
  • Seiso (limpeza): manter o ambiente de trabalho sempre limpo, bem como todos os equipamentos, mesas e tudo mais;
  • Seiton (organização): organizar é a palavra de ordem (documentos dos pacientes, papéis da instituição, equipamentos para manutenção etc.), mas não apenas arrumar e sim definir critérios para manter cada coisa no seu lugar;
  • Shitsuke (autodisciplina): criar respeito e comprometimento com todas as tarefas do dia a dia, além de adotar a conduta como estilo de vida;
  • Seiketsu (padronização): padronizar as práticas saudáveis a fim de preservar a saúde dos pacientes, colaboradores e meio ambiente.

Kanban

Este talvez seja um dos mais conhecidos, já que é amplamente aplicado no desenvolvimento de projetos, principalmente na área da tecnologia. Inventado por Taiichi Ohno em 1953, o Kanban é uma metodologia ágil. O significado da palavra, também japonesa, é “cartão visual”. Na prática, é exatamente assim que ele funciona.

Em um quadro, na parede, no vidro de uma sala ou em uma ferramenta digital para organização de projetos, cartões (post-its) de diferentes cores são dispostos lado a lado ou um embaixo do outro. O objetivo é indicar o andamento das tarefas por meio de três colunas:

  • to do (a fazer) sinaliza as tarefas que estão na lista de espera;
  • doing (fazendo) serve para indicar o que está sendo feito; 
  • done (feito) mostra tudo que já foi concluído dentro de um projeto.

Cada cartão colorido representa uma tarefa, que estará em uma das colunas acima e se moverá de acordo com o status. Assim, a equipe tem conhecimento de todo o escopo de trabalho e quem é responsável por cada etapa. Também é possível incluir prazos de entrega e prioridades para acompanhar o andamento de uma forma mais visual.

Como medir o resultado do Programa Lean Healthcare?

Por trás de todo resultado, há algumas métricas. Enfim, para saber se as mudanças estão sendo benéficas e melhorar os processos de gestão hospitalar, é preciso acompanhá-las. Este monitoramento é feito por meio de três tipos principais de indicadores: operacionais, clínicos e financeiros.

Indicadores operacionais

Pode ser medido a partir de três índices. O primeiro deles diz respeito à taxa de ocupação hospitalar e avalia o trânsito de pacientes em um determinado tempo, além do tempo médio de permanência na instituição. Outro meio é a taxa de satisfação dos pacientes, calculada com pesquisas de avaliação. A terceira leva em conta o grau de eficiência administrativa, ou seja, os custos dos processos, bem como seus retornos.

Indicadores clínicos

Aqui há dois caminhos possíveis. Um é o índice de infecção hospitalar, utilizado para fazer um comparativo entre casos de infecção e o número de altas em um determinado período. A outra taxa é focada nos pacientes internados em decorrência de insuficiência cardíaca.

Indicadores financeiros

Por fim, neste quesito entram índices conhecidos de todos os setores financeiros, independentemente da área de atuação. Os mais comuns são: o Retorno Sobre o Investimento (ROI), margem de lucro e EBITDA. 

O primeiro serve para avaliar o retorno gerado em cada investimento realizado. O segundo traz a relação entre o lucro e a receita líquida da instituição a fim de projetar a rentabilidade. O terceiro, por sua vez, corresponde ao lucro sem o desconto de impostos e outras taxas.

O que são resultados primários?

Os resultados primários são aqueles que levam em consideração melhorias no sistema de saúde (tempo de atendimento, agendamento da consulta, exame, espera na sala, alta etc.), o paciente em si (satisfação, tratamento, mortalidade, nova internação etc.) e os colaboradores (engajamento, horas trabalhadas, tempo com cada paciente etc.).

O que são resultados secundários?

Os resultados secundários, por sua vez, têm o foco direcionado para o modelo de gestão. Isto é, podem ser analisados por meio do conceito Lean Healthcare e as melhorias contínuas de qualidade, sistemas de gestão como o da Toyota e outros nomes fortes da indústria e a partir de ferramentas como o 5S, o método Kaizen e o Kanban, por exemplo.

Quais as importantes lições que essa forma de gestão nos trazem?

Pela própria natureza do Lean Healthcare e seus princípios, já é possível tirar algumas lições valiosas. A primeira delas diz respeito à qualidade. Afinal, a busca por melhorias contínuas leva a processos mais eficazes e, consequentemente, traz mais segurança aos clientes. 

Satisfação dos pacientes

Uma boa experiência diminui as filas, o retrabalho com documentação ou dosagem de medicamentos e, às vezes, até a necessidade de novas internações. Sem contar o melhor uso dos recursos existentes. Dessa forma, quem também sente o impacto é a equipe médica, que tende a se sentir menos frustrada e com índices de estresse mais baixos.

É importante ressaltar que os desafios enfrentados pelas instituições de saúde podem ser similares aos da indústria automobilística ou empresas de tecnologia. Embora sejam áreas distintas, os processos (operacionais e financeiros) são parecidos. 

Engajamento da equipe

Outra lição que vem a partir da metodologia é o resultado dos treinamentos. Para que ela funcione, médicos, enfermeiros e todos os colaboradores da instituição devem participar de forma ativa da implementação. Assim, a equipe desenvolve a capacidade de gerenciar seu trabalho de um jeito muito mais eficiente, colaborativo e transparente.

Com o método 5S alinhado ao Lean Healthcare, as equipes criam uma certa estabilidade e conseguem padronizar o trabalho realizado com base em melhorias contínuas. A capacidade de resolver problemas e desafios do dia a dia se sobressai. E isso se torna uma constante.

Por meio do trabalho em equipe, cada um pode sugerir mudanças, o que mantém todos os colaboradores altamente motivados. Aliás, o aprendizado individual com base no coletivo é um dos grandes ensinamentos da metodologia lean. 

Alinhamento de fluxos

A combinação das duas primeiras lições — experiência centrada no paciente e engajamento no trabalho em equipe — leva a melhorias do desempenho da instituição. O alinhamento de fluxos acompanha toda a jornada, desde a admissão até o momento da alta hospitalar. 

Com o Lean Healthcare e o mapeamento de processos, um canal é criado a fim de avaliar todo o sistema de saúde. É possível ver atrasos em admitir ou liberar pacientes, tempo de espera que leva à formação de filas, áreas que precisam trabalhar em conjunto, qualidade dos serviços oferecidos, enfim, toda a jornada de tratamento.

Quais são os exemplos de hospitais que conseguiram ter sucesso implementando o Lean Healthcare?

A tecnologia está em constante evolução, assim como os eventos na área da saúde e as aplicações em prol de soluções inovadoras. O método Lean Healthcare vem sendo usado há algum tempo fora do país. Nos Estados Unidos, por exemplo, o sistema de saúde ThedaCare, em Wisconsin, foi um dos pioneiros e já colheu alguns benefícios. Entre eles:

  • redução de 14 semanas para 31 horas no tempo de espera para internações de pacientes de cirurgias ortopédicas;
  • economia de 1.960 horas médicas por ano, consideradas como desperdícios;
  • redução em 4 horas do tempo de espera dos pacientes de transplante;
  • aumento de 20% no índice de satisfação dos pacientes.

No Brasil, algumas instituições de saúde também já adotaram o sistema lean. Uma das pioneiras por aqui é o Hospital São Camilo-Pompeia, em São Paulo, que conta com um fluxo de 20 mil pacientes por mês. O atendimento de pacientes em até 10 minutos aumentou para 90%. Ou seja, acelerou a assistência e diminuiu o tempo de espera.

Além disso, a rede São Camilo também conquistou uma economia de cerca de R$2 milhões em processos graças à metodologia. Para fechar, outro mérito veio com o aumento em 30% da produtividade das equipes médicas.

Processos precisam de uma metodologia de gestão, principalmente quando tratam de um volume de dados extenso, como é o caso das instituições de saúde. Quanto melhor é o atendimento e a experiência dos pacientes, mais credibilidade, engajamento das equipes e eficiência para o dia a dia. Desse modo, o Lean Healthcare surge como o caminho para tornar tudo isso possível por meio de um bom gerenciamento da rotina hospitalar.

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